• Liaisons Sociales Quotidien

La déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés


LE DOSSIER PRATIQUE, Nº 32/2018, 15 FÉVRIER 2018

HANDICAPÉS

EMPLOI

  • Chaque année, les entreprises et établissements d’au moins 20 salariés sont tenus d’établir une déclaration sur l’emploi des personnes handicapées.Papier ou en ligne, la déclaration pour 2017 doit être transmise à l’Agefiph au plus tard le 1er mars 2018. C’est sur la base de cette déclaration que sera calculée l’éventuelle contribution due à l’Agefiph. Attention : le défaut de déclaration est passible de la pénalité financière applicable au non-respect de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés.

1 Quels sont les employeurs concernés ?

TOUTE ENTREPRISE À PARTIR DE 20 SALARIÉS…

Sont soumis à l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (OETH) et tenus d’établir la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH) pour l’année écoulée les employeurs du secteur privé, y compris les établissements publics à caractère industriel et commercial, employant au moins 20 salariés au 31 décembre 2017(C. trav., art. L. 5212-1 et L. 5212-5).

Le calcul de l’effectif est réalisé conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail.

Dans les entreprises à établissements multiples, l’obligation d’emploi s’apprécie établissement par établissement (C. trav., art. L. 5212-3). Ainsi, chaque établissement d’au moins 20 salariés, dont le chef dispose d’un pouvoir de direction incluant le recrutement et le licenciement du personnel, doit fournir sa propre déclaration (C. trav., art. R. 5212-1).

Les employeurs occupant moins de 20 salariés ne sont pas assujettis à l’OETH et n’ont, en principe, pas à remplir la déclaration.

À NOTER Si un établissement a reçu le formulaire DOETH alors qu’il n’est pas assujetti à l’OETH, il doit tout de même le remplir pour informer l’Agefiph de sa situation. En revanche, si l’établissement n’a pas reçu ce formulaire et qu’il n’est pas assujetti, il n’a aucune démarche à accomplir.

…SAUF EN DÉBUT D’ACTIVITÉ OU FRANCHISSEMENT DU SEUIL

Les entreprises et établissements nouveaux qui occupent dès leur création au moins 20 salariés, ainsi que ceux qui franchissent ce seuil, disposent d’un délai de trois ans pour se mettre en conformité avec l’obligation d’emploi (C. trav., art. L. 5212-4 et D. 5212-3).

Ainsi, si l’établissement a été créé ou a atteint ou dépassé le seuil de 20 salariés en 2015, 2016 ou 2017, l’employeur n’est pas assujetti à l’obligation d’emploi au titre de l’année 2017. Il doit néanmoins remplir une partie de la déclaration (rubriques I, II, III, IV points 1, 2 et 4).

2 Comment et quand effectuer la déclaration ?

FORME DE LA DÉCLARATION

Déclaration papier…

L’employeur doit souscrire (C. trav., art. R. 5212-1) :

- le formulaire DOETH(formulaire Cerfa nº 11391*20), sur lequel il doit décrire les actions menées en faveur de l’emploi des personnes handicapées (v. ci-après) ;

- le cas échéant, les annexes suivantes : la liste nominative des salariés bénéficiaires de l’obligation d’emploi employés en 2017 (Cerfa nº 11391*20), la liste nominative des personnes handicapées accueillies au titre d’un stage ou d’une période de mise en situation en milieu professionnel en 2017 (Cerfa nº 14803*07), la liste des contrats conclus avec le secteur protégé/adapté ou des travailleurs handicapés indépendants en 2017 (Cerfa nº 14802*07), la liste des dépenses déductibles engagées en 2017 (Cerfa nº 14804*07).

Le formulaire DOETH et les annexes sont téléchargeables sur le site du ministère du Travail (www.travail-emploi.gouv.fr)ou sur le site de l’Agefiph (www.agefiph.fr), où les employeurs peuvent trouver une notice explicative (Cerfa nº 50834#18).

À NOTER Les employeurs peuvent ne pas utiliser directement le formulaire DOETH, mais le reconstituer informatiquement en intégrant la sortie à leur système de gestion du personnel, et respecter les conditions suivantes : l’image du formulaire reconstitué doit être identique à celle du document original, ainsi que le code-barres ; le format doit être le même que celui du document original ; l’employeur doit adresser à l’Agefiph un exemplaire du formulaire reconstitué et en conserver un ; le nom de la personne à joindre pour toute précision éventuelle doit être mentionné.

…ou déclaration en ligne

La DOETH peut aussi se faire en ligne, sur le site du ministère du Travail, à l’adresse suivante : www.teledoeth.travail.gouv.fr. Toutefois, ce mode de déclaration est réservé aux établissements ayant effectué une DOETH (papier ou Internet) en 2017. Les établissements verront les informations utiles déjà déclarées l’année précédente préremplies et n’auront qu’à les compléter, corriger et valider. Un nom d’utilisateur, un code de sécurité et un mot de passe TéléDOETH sont envoyés par courrier. La télédéclaration permet de calculer automatiquement le montant de la contribution due à l’Agefiph le cas échéant et de la payer (prélèvement bancaire à compter du 15 mars 2018).

À NOTER Lors de la présentation du programme « Action publique 2022 », le 1er février 2018, le Premier ministre a annoncé qu’à compter de 2020 la DOETH pourra être faite en ligne via la déclaration sociale nominative (DSN).

Pièces justificatives à conserver

L’employeur n’a pas à envoyer les justificatifs relatifs notamment aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, les contrats de travail, bulletins de paie, les factures permettant de calculer l’équivalence entre les contrats de sous-traitance conclus et le nombre de bénéficiaires de l’obligation d’emploi, les justifications des minorations appliquées à la contribution, etc. Mais il doit les conserver pendant cinq ans, l’Agefiph ou la Direccte pouvant les lui demander aux fins de contrôle (C. trav., art. R. 5212-2-1).

Communication aux IRP

La DOETH doit être portée à la connaissance du comité social et économique (et, avant la mise en place de ce dernier, à la connaissance du CE ou, à défaut, des DP), à l’exception de la liste nominative des bénéficiaires de l’OETH (C. trav., art. R. 5212-4).

DATE LIMITE DE LA DÉCLARATION 2017

La DOETH papier doit être envoyée au plus tard le 1er mars 2018 (le cachet de la poste faisant foi) par pli recommandé avec avis de réception à l’adresse suivante : Agefiph DOETH et contribution, TSA 40010, 92226 Bagneux Cedex.

Quant à la télédéclaration, elle est ouverte jusqu’au 1er mars 2018 inclus.

À NOTER Si l’employeur doit payer une contribution à l’Agefiph (v. ci-après), il doit la régler, au choix, par chèque, par virement ou par télé paiement, et au plus tard le 1er mars 2018. Toutefois, le télé paiement n’est possible que si la DOETH a été effectuée en ligne.

3 Quelles informations indiquer dans la DOETH ?

Outre l’identité et l’effectif de l’établissement, l’employeur doit indiquer dans la DOETH selon quelles modalités il s’est acquitté de son obligation en 2017.

EMPLOI DE PERSONNES HANDICAPÉES

Si l’employeur a employé des personnes handicapées en 2017, il doit compléter la « liste nominative des salariés bénéficiaires », l’annexer à la déclaration et en reporter le résultat dans la déclaration.

Pour déterminer le nombre de personnes handicapées employées, chaque personne handicapée, quelle que soit la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, intérim, contrat d’apprentissage, etc.), est prise en compte à due proportion de son temps de présence dans l’établissement en 2017. La valeur à indiquer est égale à 1 si le travailleur handicapé est présent toute l’année. Sinon, elle est égale au quotient du nombre de jours calendaires de présence sur le nombre de jours de l’année.

Le salarié handicapé est également pris en compte en fonction de son temps de travail. Si celui-ci est au moins égal à la moitié de la durée légale ou conventionnelle de travail, le salarié compte pour une unité. S’il est inférieur à un mi-temps, le salarié vaut pour 0,5 unité.

Est enfin prise en compte la validité de la reconnaissance de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi. Si la reconnaissance est valable au 31 décembre 2017 (ou à la date de départ du bénéficiaire), la valeur est de 1. Sinon, elle est égale au quotient du nombre de jours calendaires de présence du bénéficiaire pendant lesquels la reconnaissance n’est pas expirée sur le nombre total de jours calendaires de présence.

Ces différentes valeurs (temps de présence, temps de travail et validité de la reconnaissance) doivent être multipliéespour obtenir la valeur finale applicable au salarié. Puis, les valeurs de toutes les personnes handicapées employées doivent être additionnées et le résultat doit être mentionné dans la déclaration. Il doit être arrondi à deux décimales (exemple : 1,364 est arrondi à 1,36).

CONTRATS SIGNÉS AVEC LE SECTEUR PROTÉGÉ/ADAPTÉ OU DES TIH

Si l’employeur a conclu en 2017 des contrats de fournitures, de sous-traitance, de prestations de services ou des contrats de mise à disposition de travailleurs handicapés avec des entreprises adaptées (EA), des centres de distribution de travail à domicile (CDTD), des établissements ou services d’aide par le travail (Esat) agréés ou des travailleurs indépendants handicapés (TIH), il doit remplir la « liste des contrats conclus avec le secteur protégé/adapté ou des travailleurs indépendants handicapés » et l’annexer à la déclaration.

Il doit y indiquer le montant de chaque contrat passé, ainsi que l’unité associée. Les modalités de calcul des unités diffèrent selon la nature du contrat :

- pour les contrats de sous-traitance, de fournitures, de prestations de services : prix HT des fournitures, travaux ou prestations, déduction faite du coût des matières premières, produits, matériaux, consommations et frais de vente/2000 Smic horaire (au 31 décembre 2017) ;

- si ces contrats ont été passés avec un TIH employant des salariés, le quotient ci-dessus est divisé par le nombre de salariés employés par le travailleur indépendant au prorata du temps de travail inscrit à leur contrat, dans la limite de la durée légale ou conventionnelle de travail (C. trav., art. R. 5212-6) ;

- si ces contrats ont été passés avec un TIH relevant du régime micro-social : prix HT des fournitures, travaux ou prestations, déduction faite d’un abattement forfaitaire égal à, pour les activités relevant des BIC, 71 % (vente de marchandises) ou 50 % (prestations de services) et 34 % pour les activités relevant des BNC/2 000 Smic horaire (au 31 décembre 2017) (C. trav., art. R. 5212-6-1) ;

- pour les contrats de mise à disposition de travailleurs handicapés : prix HT des fournitures, travaux ou prestations, déduction faite du coût des matières premières, produits, matériaux, consommations et frais de vente/1 600 Smic horaire (au 31 décembre 2017) (C. trav., art. R. 5212-7).

Si l’employeur a conclu plusieurs contrats, il doit additionner les montants et les unités de ces contrats et reporter les résultats dans la déclaration (arrondi deux chiffres après la virgule).

ACCUEIL DE PERSONNES HANDICAPÉES EN STAGE OU EN PMSMP

Si l’employeur a accueilli des personnes handicapées au titre d’un stage ou d’une période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP) en 2017, il doit remplir la « liste nominative des personnes handicapées accueillies en stage ou pour une PMSMP » et l’annexer à la déclaration.

Pour calculer le nombre d’unités correspondantes, l’employeur doit diviser le nombre d’heures du stage ou de la PMSMP par la durée annuelle du travail applicable dans l’établissement (en heures). En cas d’accueil de plusieurs personnes, les unités sont additionnées, le total devant être reporté sur la déclaration (arrondi deux chiffres après la virgule).

À NOTER Seuls les stages (à l’exclusion des stages d’observation) et les PMSMP d’une durée d’au moins 35 heures et terminés en 2017 peuvent être retenus.

APPLICATION D’UN ACCORD COLLECTIF SUR L’EMPLOI DE TRAVAILLEURS HANDICAPÉS

Si l’employeur a appliqué un accord collectif agréé de branche, de groupe, d’entreprise ou d’établissement, relatif à l’emploi de travailleurs handicapés, en vigueur en 2017, il doit le mentionner dans la déclaration. L’employeur n’a pas à joindre à sa déclaration de copie de l’accord. Il n’a pas non plus à joindre l’état d’avancement du programme annuel ou pluriannuel en faveur des travailleurs handicapés prévu par l’accord. Toutefois, il doit l’adresser à l’autorité administrative ayant agréé l’accord, qui pourra lui demander toute pièce justificative nécessaire au contrôle des bilans annuels et du bilan final de l’accord (C. trav., art. R. 5212-2-2). En pratique, l’employeur devra indiquer sur papier libre l’ensemble des actions effectuées dans l’année en application de l’accord, notamment le flux d’embauches et de sorties des travailleurs handicapés, le nombre d’heures de formation suivies par ces derniers et le coût des actions.

À NOTER L’application d’un accord collectif agréé vaut respect de l’obligation d’emploi, ce qui exonère l’employeur de tout versement éventuel d’une contribution à l’Agefiph. Celui-ci doit néanmoins poursuivre le remplissage intégral de la déclaration afin de calculer le montant théorique de la contribution.

MONTANT DE LA CONTRIBUTION À L’AGEFIPH

Si, après addition du nombre de travailleurs handicapés employés et du nombre d’unités équivalentes liées à la passation de contrats avec le secteur protégé/adapté ou des TIH et à l’accueil de personnes handicapées en stage ou pour des PMSMP, il s’avère que le nombre requis de bénéficiaires de l’obligation n’est pas atteint, l’employeur doit calculer sa contribution à l’Agefiph et remplir la partie du formulaire correspondante.

En revanche, si le résultat est égal ou supérieur au nombre requis de bénéficiaires de l’obligation d’emploi, l’employeur n’a pas à procéder à ce calcul.

Le calcul de la contribution tient compte :

- de l’effectif de l’entreprise ;

- des minorations au titre des efforts consentis par l’employeur en matière de maintien dans l’emploi ou d’embauche directe de bénéficiaires ;

- du pourcentage de salariés occupant des « emplois exigeant des conditions d’aptitude particulières » (Ecap) ;

- des dépenses engagées afin de favoriser l’accueil, l’insertion ou le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, sous certaines conditions.

Minoration pour efforts consentis

L’employeur qui déclare l’embauche de travailleurs handicapés dans la « liste nominative des salariés bénéficiaires » peut bénéficier d’une minoration du nombre de bénéficiaires manquants, ce qui permet de réduire le montant de sa contribution. Différents coefficients de minoration sont applicables selon le profil du travailleur handicapé (jeune ou âgé, chômeur de longue durée, salarié embauché à la sortie d’une EA, etc.). L’employeur doit reporter dans la déclaration le nombre de salariés handicapés concernés et leur appliquer le coefficient correspondant, puis soustraire au nombre de bénéficiaires manquants la somme des minorations, ce qui permet d’obtenir le nombre de bénéficiaires manquants pondéré au titre des efforts consentis.

Si le chiffre obtenu est égal à 0, l’obligation d’emploi a été remplie ; s’il est supérieur à 0, l’obligation d’emploi n’a pas été accomplie, et l’employeur doit calculer sa contribution.

Minoration pour Ecap

Une minoration de la contribution est prévue pour 36 emplois « exigeant des conditions d’aptitude particulières » et dont la liste est fixée à l’article D. 5212-25 du Code du travail.

L’employeur doit mentionner sur la déclaration le pourcentage d’Ecap de l’établissement, en divisant le nombre total de salariés exerçant des Ecap par l’effectif d’assujettissement de l’établissement, multiplié par 100 (arrondi deux chiffres après la virgule).

Calcul de la contribution

Détermination du coefficient de calcul

Le calcul de la contribution est notamment fonction d’un coefficient, que l’employeur doit mentionner dans la déclaration.

Si, en 2014, 2015, 2016 ou 2017, l’établissement a employé au moins un bénéficiaire de l’obligation d’emploi, passé des contrats d’un montant minimal (v. note ci-dessous) avec un Esat, un EA, un CDTD ou un TIH ou appliqué un accord collectif relatif à l’emploi de travailleurs handicapés, le coefficient dépend de l’effectif de l’entreprise (et non de celui de l’établissement) :

- si l’entreprise compte de 20 à 199 salariés, le coefficient est de 400 fois le Smic horaire (au 31 décembre 2017) ;

- si l’entreprise compte de 200 à 749 salariés, il est de 500 fois le Smic horaire (au 31 décembre 2017) ;

- si l’entreprise compte au moins 750 salariés, il est de 600 fois le Smic horaire (au 31 décembre 2017).

Mais si, en 2014, 2015, 2016 et 2017, l’établissement n’a employé aucun bénéficiaire de l’obligation d’emploi, ni atteint le montant minimal de contrat avec un Esat, un EA, un CDTD ou un TIH, ni appliqué d’accord sur l’emploi de travailleurs handicapés, le coefficient est de 1 500 fois le Smic horaire (au 31 décembre 2017).

À NOTER Le montant des contrats passés avec le secteur protégé/adapté ou avec des TIH doit être supérieur, sur quatre ans, à 400 fois le Smic horaire dans les entreprises de 20 à 199 salariés, 500 fois le Smic horaire dans les entreprises de 200 à 749 salariés et 600 fois le Smic horaire dans les entreprises de 750 salariés et plus (C. trav., art. D. 5212-5-1).

Calcul du montant de la contribution

Le calcul de la contribution diffère selon le pourcentage d’Ecap au sein de l’établissement.

Lorsqu’il est égal à 0 %, la formule de calcul suivante s’applique : nombre de bénéficiaires manquants minoré au titre des efforts consentis par l’employeur x coefficient de calcul de la contribution.

Lorsque le pourcentage d’Ecap au sein de l’établissement est supérieur à 0 % et inférieur à 80 %, le montant de la contribution se calcule en trois temps :

- le coefficient de minoration au titre de la part des Ecap doit d’abord être chiffré. Il est égal à : 1 - (1,3 × pourcentage d’Ecap de l’établissement) ;

- ce coefficient doit ensuite être multiplié par le nombre de bénéficiaires manquants minoré au titre des efforts consentis par l’employeur, pour obtenir le nombre de bénéficiaires manquants minoré au titre de la part des Ecap ;

- ce dernier chiffre multiplié par le coefficient de calcul de la contribution permet d’obtenir le montant de la contribution avant d’éventuelles dépenses déductibles.

Montant minimal de la contribution

La contribution annuelle ne peut pas être inférieure au nombre de bénéficiaires manquants minoré au titre des efforts consentis multiplié par 50 Smic horaire (au 31 décembre 2017) (C. trav., art. D. 5212-20).

Montant dérogatoire de la contribution

Si le pourcentage d’Ecap au sein de l’établissement est supérieur ou égal à 80 %, la contribution est égale au nombre de bénéficiaires manquants minoré au titre des efforts consentis, multiplié par 40 Smic horaire (au 31 décembre 2017) (C. trav., art. D. 5212-21).

À NOTER Un simulateur de calcul de la contribution est disponible sur le site internet de l’Agefiph.

Dépenses déductibles

Si l’employeur n’applique pas d’accord collectif agréé sur l’emploi de travailleurs handicapés, il peut déduire de sa contribution des dépenses, non obligatoires, engagées en 2017 pour favoriser l’accueil, l’insertion ou le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés ou l’accès à la vie professionnelle de personnes handicapées. Le montant des dépenses déductibles, toutes charges comprises, est plafonné à 10 % de la contribution (C. trav., art. L. 5212-11 et D. 5212-28).

L’employeur doit alors joindre à sa déclaration la « liste des dépenses déductibles engagées par l’établissement ».

À NOTERSont exclues des dépenses déductibles les dépenses engagées et retenues par l’Agefiph dans le cadre de la reconnaissance de la lourdeur du handicap.

4 Quelles sont les sanctions du défaut de déclaration ?

À défaut de déclaration, l’employeur est considéré comme ne satisfaisant pas à l’obligation d’emploi (C. trav., art. L. 5212-5). Il est donc passible des sanctions prévues dans ce cas, à savoir une pénalité à verser au Trésor public, dont le montant est égal à 1 500 fois le Smic horaire, majoré de 25 %, multiplié par le nombre de bénéficiaires manquants. Le Smic de référence est celui en vigueur au 31 décembre 2017 (soit 9,76 €).

L’employeur encourt également cette pénalité s’il ne répond pas aux demandes de pièces justificatives de la part de l’Agefiph ou de la Direccte.

À NOTERQuid en cas de retard de la déclaration ? Sur son site Internet, l’Agefiph indique que les entreprises qui ne respectent pas la date limite pour le retour de leur DOETH s’exposent aux mêmes pénalités qu’en cas de défaut de déclaration. Cependant, dans un arrêt datant de 1999, le Conseil d’Etat s’était montré plus indulgent, estimant que cette pénalité n’était pas encourue en cas de dépôt tardif de la déclaration (CE, 26 mars 1999, nº 190254).


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