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Avantage en nature véhicule - Fiche Pratique de Clara n°5


Avantage en nature véhicule

Lorsqu'un employeur met à la disposition permanente d’un salarié un véhicule dont il est propriétaire ou locataire, l’utilisation privée qui en est faite représente un avantage en nature qui doit être soumis à cotisations (arrêté du 10 décembre 2002, art. 3, JO du 27).

En pratique, il y a avantage en nature dès que les circonstances permettent au salarié d’utiliser un véhicule professionnel à titre privé, en dehors du temps de travail. C’est le cas lorsque le salarié n’est pas tenu de restituer le véhicule le week-end ou pendant les congés.

À l’inverse, il a été jugé dans un cas d’espèce que tolérer l’utilisation personnelle limitée d’un véhicule de service mis à disposition à des fins professionnelles n’entraîne pas nécessairement un avantage en nature (cass. soc. 6 juillet 2016, n° 14-29548 D). Mais il s’agissait d’un litige de droit du travail, et non d’assiette des cotisations.

Le procès-verbal de l’agent de contrôle constatant que des véhicules sont mis à la disposition permanente de salariés fait foi jusqu’à preuve contraire. L’employeur qui entend le contredire doit apporter au juge des éléments de fait et de preuve suffisants à contredire les constatations effectuées (cass. civ., 2e ch., 15 juin 2017, n° 16-13855 D).

Principes d’évaluation pour l’assiette des cotisations

Valorisation réelle ou forfaitaire - Deux méthodes de valorisation existent : l’avantage en nature peut être évalué soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait annuel (arrêté du 10 décembre 2002, art. 3, JO du 27).

Le mode d’évaluation peut être différent en fonction de chaque salarié : en effet, rien n’oblige l’employeur à utiliser les mêmes modes d’évaluation pour tous les salariés.

En revanche, le forfait est la règle lorsque l’employeur ne peut pas prouver la réalité des dépenses engagées ou s’il utilise l’évaluation au réel sans être en mesure de prouver le kilométrage privé.

Option révisable - L’employeur choisit seul la méthode d’évaluation retenue. Il peut réviser en fin d’année l’option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l’année entière écoulée, salarié par salarié (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7du 7 janvier 2003, § II, 2.2.3).

L’option doit être identique pour l’année entière pour le salarié concerné (soit au forfait, soit au réel). Ainsi, une entreprise qui évalue l’avantage en nature au forfait pour une partie de l’année et ensuite au réel pour une autre partie de l’année devra choisir l’un des deux modes et recalculer l’avantage par rapport au mode d’évaluation choisi pour l’année considérée (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 71).

Bien que l’administration n’ait pas visé le cas du départ d’un salarié en cours d’année, il est plus pratique d’effectuer le choix à l’occasion de la régularisation des cotisations du salarié, lors de sa dernière paye. Cela devrait, dans la plupart des cas, éviter de régulariser par la suite les cotisations d’un salarié ayant définitivement quitté l’entreprise.

Véhicule loué ou acheté par l’entreprise - Les règles d’évaluation varient selon que l’entreprise a acheté le véhicule mis à la disposition du salarié ou qu’elle le loue.

Véhicule acheté : évaluation réelle

L’évaluation réelle se fait sur la base des dépenses véritablement engagées par l’employeur. Elle résulte du total de plusieurs éléments.

Un pourcentage du prix d’achat - Le premier élément de la valeur de l’avantage en nature véhicule est un pourcentage du coût d’achat TTC du véhicule. Ce pourcentage est de :

- 20 % par an pour un véhicule de moins de 5 ans ;

- 10 % pour un véhicule de plus de 5 ans.

Coût d’entretien - Il faut ensuite ajouter au pourcentage du coût d’achat le coût d’entretien courant du véhicule. Ce dernier comprend l’ensemble des frais courants assumés par l’employeur (vidange, révisions, changement de pneus, d’ampoules, lavages, etc.).

En revanche, les frais de remise en état du véhicule consécutifs à un sinistre, par exemple, ne doivent pas être pris en compte.

Assurance - Il faut intégrer les frais d’assurance réellement supportés par l’entreprise, quels que soient les risques pour lesquels elle s’est assurée. Les éventuelles franchises supportées par l’entreprise en cas de sinistre ne doivent pas être prises en compte (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 73).

Prorata kilométrage privé - La valeur de l’avantage en nature s’obtient en proratisant le total de ces 3 éléments par le rapport entre le kilométrage privé parcouru annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition en cours d’année) et le kilométrage total parcouru annuellement par le véhicule.

Carburant personnel payé par l’employeur - Le cas échéant, il faut, enfin, ajouter aux éléments précédents les frais réels de carburant payé par l’employeur et utilisé pour un usage personnel (quel que soit l’âge du véhicule).

Véhicule acheté : évaluation forfaitaire

Employeur ne payant pas le carburant - Lorsque l’employeur se contente de mettre le véhicule à la disposition du salarié sans payer le carburant, il est possible d’évaluer l’avantage en nature sur la base d’un forfait annuel de :

- 9 % du coût d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans ;

- 6 % du coût d’achat TTC pour un véhicule de plus de 5 ans.

Employeur payant le carburant - Si l’employeur assume en plus le coût du carburant, la solution la plus simple consiste à retenir un forfait global « carburant privé compris » égal à :

- 12 % du coût d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans ;

- 9 % du coût d’achat TTC pour un véhicule de plus de 5 ans.

Il est aussi possible de procéder à un mixte « forfait/et frais réels de carburant » en retenant :

- Un forfait de 9 % (véhicule de moins de 5 ans) ou 6 % (véhicule de plus de 5 ans) du coût d’achat TTC ;

- Auquel il convient d’ajouter les frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles.

Prix d’achat - Le prix d’achat à prendre en compte est le coût d’achat TTC effectivement réglé par l’entreprise, qu’il s’agisse d’un véhicule acheté neuf ou d’occasion (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 17).

Véhicule d’occasion - Le véhicule mis à la disposition du salarié peut très bien avoir été acheté d’occasion par l’entreprise. Dans cette hypothèse, c’est à la date de première mise en circulation, telle qu’elle figure sur la carte grise, qu’il faut se référer pour savoir si le véhicule a plus ou moins de 5 ans. De la sorte, il est tenu compte de l’usure du véhicule et non de sa date d’acquisition (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 18).

Le prix de référence est le coût d’achat TTC payé par l’entreprise.

Véhicule loué

Le véhicule mis à la disposition du salarié peut aussi être loué, éventuellement en location avec option d’achat, par l’employeur. Devant des problèmes de survalorisation, l’administration a admis un plafonnement de l’évaluation à laquelle conduit mécaniquement la réglementation.

Évaluation réelle - Si le véhicule mis à la disposition du salarié est loué par l’employeur (ou en cas de location avec option d’achat), la valorisation de l’avantage en nature s’effectue sur la base du coût global réel de la location, de l’entretien et de l’assurance (TTC).

La valeur annuelle de l’avantage en nature correspondant à l’usage privé est égale au total de ces dépenses réelles proratisé par le rapport entre le nombre de kilomètres parcourus à titre privé annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition en cours d’année) et le kilométrage total sur la même période.

Le cas échéant, il convient d’ajouter les frais de carburant payé par l’employeur et utilisé à titre privé.

Évaluation forfaitaire annuelle - Lorsque le salarié paye lui-même les frais de carburant pour son usage privé, l’avantage que représente l’usage privé du véhicule est égal à 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance évalués d’après les factures, toutes taxes comprises.

Lorsque l’employeur paye le carburant du véhicule, l’avantage peut être évalué de deux manières :

- Soit sur la base de 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule, auquel s’ajoute l’évaluation des dépenses de carburant utilisé à des fins personnelles à partir des frais réellement engagés (sur factures) ;

- Soit suivant un forfait global « carburant compris » de 40 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule ainsi que le coût total du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles.

L’application des règles d’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature véhicule en cas de location ou de location avec option d’achat ne peut pas avoir pour effet de porter le montant de l’avantage en nature à un niveau supérieur à celui qui aurait été calculé si l’employeur avait acheté le véhicule (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, questions/réponses 67 et 68).

Pour cette vérification, le prix de référence du véhicule à retenir est le prix d’achat TTC payé par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente du véhicule au jour du début du contrat. L’administration a précisé qu’il appartenait aux loueurs et crédits-bailleurs de communiquer aux entreprises locataires les éléments nécessaires à l’application du principe de plafonnement. En l’absence d’une telle information, le prix retenu est le prix du véhicule proposé par le constructeur au jour du début du contrat de location.

Forfait et année incomplète

En cas de mise à disposition en cours d’année, que le véhicule soit acheté ou loué ou en location avec option d’achat, l’évaluation doit être proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition.

En cas de mois incomplet, c’est le mois intégral qui est pris en compte (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003), sous réserve de la tolérance admise en cas de restitution du véhicule par le salarié durant les congés payés (voir ci-après).

Si le véhicule a été acheté et que l’employeur utilise, par exemple, le forfait de 9 % du coût d’achat du véhicule, ce forfait vaut pour une année complète et doit être proratisé en cas de mise à disposition permanente inférieure à l’année.

Répartition des kilométrages privés et professionnel

L’employeur peut être amené à prouver les kilométrages privé et professionnel effectués par le salarié avec le véhicule.

Selon l’administration, un système déclaratif ne peut constituer qu’un commencement de preuve ou une présomption simple.

Pour prouver le kilométrage privé, l’employeur peut soustraire le kilométrage effectué à titre professionnel du kilométrage total effectué par le véhicule.

Dans les deux cas, les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous peuvent constituer des éléments de preuve suffisants du kilométrage à titre professionnel (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 74).

Sortir le carburant de l’avantage en nature

Prouver par tous moyens que le salarié paye le carburant - Apporter la preuve que c’est le salarié qui prend à sa charge le carburant privé peut permettre de sortir la valeur correspondante de l’avantage en nature. Selon l’administration, l’employeur peut apporter cette preuve par tous moyens.

Encadrer l’utilisation de la carte essence de l’entreprise - Le fait d’imposer au salarié d’effectuer le plein avec une carte essence la veille au soir du repos hebdomadaire (ex. : le vendredi soir) et de le refaire à sa charge le lendemain matin du repos (ex. : le lundi matin) peut constituer un moyen de preuve suffisant pour l’administration (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 75).

À l’inverse, le blocage de la carte essence de l’entreprise, par exemple durant le week-end, ne suffit pas à prouver que le salarié paye son carburant, le plein d’essence ayant pu être effectué la veille du congé hebdomadaire.

Consommation du véhicule et factures - L’administration permet aussi de se servir des factures de carburant payées par l’entreprise et du kilométrage parcouru.

Lorsque le nombre total de litres de carburant payé par l’entreprise correspond au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel compte tenu de la consommation moyenne du véhicule aux 100 km, l’administration considère que cela suffit à prouver que le salarié prend en charge son carburant privé.

En revanche, si le nombre total de litres de carburant payé par l’entreprise est supérieur à la consommation correspondant au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, le nombre de litres de carburant dépassant cette consommation professionnelle est considéré comme une consommation privée. Le montant de l’avantage en nature qui doit alors être réintégré dans l’assiette de cotisations est calculé en multipliant le nombre de litres utilisé à titre privé par le coût du litre facturé.

Restrictions d’utilisation du véhicule

Certaines restrictions d’utilisation peuvent permettre de diminuer l’impact de l’avantage en nature. L’administration a admis plusieurs tolérances.

Restitution du véhicule pendant les congés payés - L’hypothèse visée est celle où l’employeur met un véhicule à la disposition permanente du salarié, sauf pendant les congés payés, durant lesquels le véhicule est rendu à l’entreprise.

En cas d’évaluation forfaitaire, le principe veut que si la période de congés payés ne couvre pas un mois complet, le mois intégral est pris en compte pour l’évaluation de l’avantage en nature. L’administration autorise toutefois à proratiser l’avantage en nature pour tenir compte du nombre de semaines durant lesquelles le salarié ne dispose pas du véhicule (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 12).

Restitution du véhicule pendant le week-end et les congés - L’administration considère que le salarié ne dispose pas en permanence du véhicule lorsqu’il restitue celui-ci en dehors des périodes de travail, à savoir pendant le repos hebdomadaire et les périodes de congés (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 13).

L’avantage en nature peut alors être négligé dès lors que l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajet « domicile-lieu de travail ») constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués par le salarié à l’aide du véhicule dans le cadre de son activité professionnelle. Il en est de même pour la carte essence appartenant à la société.

L’obligation de restitution du véhicule lors de chaque repos hebdomadaire doit, selon l’administration, être mentionnée sur un document écrit (courrier, note de service, clause du contrat, etc.).

Interdiction d’utilisation pendant le week-end et les congés payés - Dans cette situation, le salarié n’est pas obligé de restituer le véhicule pendant le week-end et les congés payés. Le véhicule est bien mis à sa disposition de façon permanente, mais avec interdiction de l’utiliser pendant le repos hebdomadaire et durant les congés payés.

L’administration considère a priori que, dans ce cas, le salarié utilise ce véhicule uniquement pour des raisons professionnelles. Il n’y a donc pas avantage en nature. Cette interdiction doit être notifiée au salarié par écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier papier ou électronique de la direction, etc.) (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 15).

L’administration considère qu’il n’y a pas non plus d’avantage en nature pour le carburant du véhicule correspondant à la carte de l’entreprise (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 16).

L’interdiction d’utiliser le véhicule pendant le repos hebdomadaire doit, là aussi, figurer dans un document écrit.

Paiement d’une redevance par le salarié

Les employeurs peuvent mettre un véhicule à la disposition permanente d’un salarié, y compris pour une utilisation privée, tout en leur demandant de payer une « redevance ». Il faut alors comparer la valeur de l’avantage en nature et la contribution acquittée par le salarié (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 20).

Évaluation forfaitaire - Si l’employeur a opté pour une évaluation forfaitaire de l’avantage en nature et que la redevance est inférieure à cette valeur, l’avantage correspond à la différence entre ces deux montants.

Lorsque la redevance est égale ou supérieure au forfait, il n’y a pas avantage en nature.

Évaluation réelle - Lorsque l’employeur opte pour la valeur réelle et que la redevance est inférieure à celle-ci, l’avantage est égal à la différence entre ces deux valeurs.

Si la redevance est égale ou supérieure à la valeur réelle, il n’y a pas d’avantage en nature.

Situations particulières

Trajet « domicile-lieu de travail » ou « travail-travail » - L’administration considère qu’il n’y a pas d’avantage en nature au titre de l’économie de frais réalisée par le salarié, sous deux conditions à démontrer (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389du 19 août 2005, question/réponse 77) :

-L’utilisation du véhicule est nécessaire à l’activité professionnelle ;

-Le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun soit parce que le trajet « domicile-lieu de travail » n’est pas ou est mal desservi, soit en raison de conditions ou d’horaires particuliers de travail.

Ce principe s’applique également si l’employeur pratique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Employeur disposant d’une flotte de véhicules - Certains employeurs disposent d’une flotte de véhicules. Dans cette hypothèse, la valeur d’achat à retenir est la valeur moyenne des prix réglés par l’entreprise pour les véhicules mis à disposition (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 32).

Si les véhicules sont loués, il faut se référer à la valeur moyenne des prix TTC des contrats de location.

En cas d’évaluation au réel, si l’entreprise ne peut déterminer le coût de l’assurance pour chaque salarié (ex. : contrat de flotte d’assurance), elle est autorisée à retenir un coût moyen TTC.

Véhicule partagé par plusieurs salariés - Lorsque l’employeur met un véhicule à la disposition permanente de plusieurs salariés, il n’y a pas avantage en nature dès lors que l’employeur indique, sur un document, que ce véhicule est utilisé pour un usage uniquement professionnel. Il en est de même pour la carte de carburant appartenant à la société (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 14).

En revanche, lorsque le véhicule est prêté successivement à différents salariés durant les périodes de congés payés, il y a bien un avantage en nature pour l’utilisation privée qui en est faite. La même solution s’applique à la carte de carburant appartenant à l’entreprise.

Véhicule utilitaire - Si le véhicule mis à la disposition permanente du salarié est un véhicule utilitaire, l’avantage en nature peut être négligé dès lors que l’employeur indique sur un document (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier papier ou électronique, etc.) que ce véhicule est utilisé pour un usage uniquement professionnel (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 34).

L’administration indique que la notion de véhicule utilitaire peut être vérifiée par rapport à la carte grise du véhicule. Sont considérés comme tels les véhicules appartenant à la catégorie II (véhicules affectés au transport de marchandises) de l’annexe V (A, II) de l’arrêté du 9 février 2009 relatif à l’immatriculation des véhicules modifié par l’arrêté du 22 décembre 2009 et dont la carrosserie est définie comme « fourgonnette dérivée de VP ». Il peut aussi s’agir de voitures particulières, dès lors qu’elles ont fait l’objet d’un aménagement spécifique dans un but d’utilisation professionnelle, notamment par une transformation en véhicule à trois portes.

Évaluation réelle inférieure au forfait - Les évaluations forfaitaires constituent des minima, qui peuvent être remplacés par des évaluations supérieures fixées soit par convention ou accord collectif, soit d’un commun accord entre les salariés et leurs employeurs (arrêté du 10 décembre 2002, art.5, JO du 27).

Cette règle de l’évaluation minimale ne s’applique que si l’employeur retient une méthode d’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature : si, par exemple, la convention collective ou le contrat de travail fixe une évaluation forfaitaire inférieure, c’est bien l’évaluation forfaitaire minimale prévue par la réglementation qui prime.

En revanche, lorsque l’avantage en nature est estimé au réel, le montant de la valeur réelle peut être inférieur à l’évaluation forfaitaire minimale réglementaire, à condition de produire les justificatifs correspondants.

Professionnels de l’automobile, sponsoring et partenariat - Des tolérances particulières ont été prévues, d’une part, pour les employeurs professionnels de l’automobile, d’autre part, lorsque le véhicule mis à disposition du salarié a été prêté à l’entreprise par un constructeur automobile soit dans le cadre d’un contrat de partenariat, soit dans celui d’un contrat de sponsoring (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, questions/réponses 28 à 31 et 92).

Évaluation fiscale

Salariés - Pour l’imposition des revenus, il est possible d’évaluer l’avantage en nature véhicule au forfait ou au réel pour la détermination du revenu imposable, selon les mêmes modalités que celles prévues pour ce qui concerne l’assiette des cotisations de sécurité sociale, quelle que soit la rémunération brute en espèces du salarié (CGI art. 82 ; BOFiP-RSA-BASE-20-20-§§ 220 à 270-01/08/2016).

Dirigeants - Pour certains dirigeants, l’administration fiscale admet le recours à l’évaluation forfaitaire même en l’absence de cumul avec un contrat de travail (BOFiP-RSA-BASE-20-20-§ 280-01/08/2016).

Les dirigeants concernés sont les :

- Gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL) ;

- Présidents-directeurs et directeurs généraux de SA et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme (SELAFA) ;

- Présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS).

Retrait ou restitution du véhicule en cas de suspension du contrat de travail ou de dispense de préavis

Suspension du contrat de travail - Un véhicule de fonction, dont le salarié conserve l’usage dans sa vie personnelle, ne peut pas être retiré à l’intéressé pendant une période de suspension du contrat de travail, sauf disposition contractuelle contraire. À titre d’exemple, il est impossible de retirer sa voiture de fonction à un salarié malade si cela n’est pas prévu dans le contrat (cass. soc. 24 mars 2010, n° 08-43996, BC V n° 71).

Il paraît plus prudent d’envisager une clause de restitution si l’employeur ne souhaite pas laisser, pendant les périodes de suspension du contrat de travail, le bénéfice d’une voiture de fonction dont l’utilisation serait alors seulement personnelle.

Rupture du contrat avec dispense de préavis - En cas de dispense de préavis*, un salarié ne peut pas être tenu, même en application d’un engagement pris dans le contrat de travail, de restituer l’avantage en nature* constitué par la mise à sa disposition d’un véhicule de fonction pour un usage professionnel et personnel (cass. soc. 11 juillet 2012, n° 11-15649, BC V n° 219 ; cass. soc. 9 avril 2014, n° 12-24019 D). Il est donc inutile d’indiquer dans le contrat de travail que le salarié s’engage à restituer la voiture en cas de dispense de préavis*.

Cette solution découle du principe selon lequel l’inexécution du préavis ne doit entraîner aucune diminution des salaires et avantages que le salarié aurait perçus s’il avait accompli son travail jusqu’à l’expiration du préavis (c. trav. art. L. 1234-5) (voir Dispense de préavis*).

Références :

Arrêté du 10 décembre 2002 (JO du 27) ; CGI art. 82 ; circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005 ; circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003 ; circ. DSS/SDFSS/5B 2003-6 du 6 janvier 2003 ; BOFiP-RSA-BASE-20-20-§§ 220 à 280-01/08/2016.


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