• Fiche Pratique de Clara n°11 - RF

Avance sur salaire - Acompte - Prêt - Fiche Pratique de Clara n°11


Avance sur salaire

Définition et formalités

Avance sur salaire - L’avance sur salaire représente le versement par l’employeur d’une somme qui correspond à un travail non encore effectué par le salarié. Il s’agit d’une facilité que l’employeur lui consent.

L’avance doit être distinguée de l’acompte, qui consiste à verser la rémunération d’une période de travail déjà effectuée avant l’échéance normale de la paye. Les règles de reprise sur le salaire ne sont pas les mêmes. Le montant de l'avance est librement fixé par l'employeur. La somme versée peut même dépasser le salaire mensuel.

1) Le 25 avril, un employeur verse à un salarié une somme correspondant au salaire du mois de mai. Il s’agit d’une avance.

2) Le 15 avril, l’employeur verse 50 % du salaire d’avril. Il s’agit d’un acompte.

Faire signer un reçu - L’employeur n’a aucune obligation légale d’accepter la demande d’avance faite par un salarié.

S’il accorde une avance, que ce soit en espèces, par chèque ou par virement, il est conseillé de faire signer un reçu au salarié précisant le montant de l’avance et la date du versement, ne serait-ce que pour prévenir toute difficulté d’interprétation.

Modèle de convention portant avance sur salaire

"M. … sollicite de la société …, son employeur, une avance sur salaire qui lui est accordée. Elle est remboursable sans intérêt, par prélèvements successifs lors de chaque paye du dixième du salaire exigible, jusqu'à extinction de la dette.

M. … pourra se libérer à son gré par remboursements anticipés. En cas de rupture du contrat de travail pour quelque cause que ce soit, les sommes restant dues deviendront immédiatement exigibles et seront prélevées sur le bulletin de paye dans les limites mentionnées ci-dessus ou payées dans leur intégralité directement par le salarié.

Fait à …, le …, en deux exemplaires.

Signatures du salarié et de l’employeur."

Charges sociales - Lors du versement d’une avance, l’employeur n’a pas à précompter les charges sociales assises sur les salaires. Elles seront décomptées lors de l’établissement des payes, sur lesquelles les remboursements seront prélevés, et versées aux dates habituelles aux organismes de recouvrement.

Remboursement

Retenues limitées au 1/10ème - L’employeur ne peut compenser le remboursement de l’avance avec le salaire que par des retenues successives, au plus égales au 1/10ème du salaire net exigible, sous réserve d’éventuels versements volontaires du salarié (c. trav. art. L. 3251-3).

En pratique, l’employeur retient 1/10ème du salaire net, tous éléments de salaire compris (indemnité de congés payés, indemnités compensatrices de congés payés ou de préavis, primes, etc.), jusqu'à épuisement du montant de l’avance. Des mensualités moindres peuvent être convenues avec le salarié.

Un salarié a, hors frais professionnels, un salaire net de 1.700 €. Il obtient une avance de 600 € le 8 avril. Lors de la paye, l’employeur peut retenir 170 €. Les retenues se poursuivront les mois suivants, en fonction du salaire net, jusqu'à remboursement total.

À l'inverse, le versement effectué par l’employeur en exécution d’une ordonnance infirmée lui confère un caractère indu. Ces sommes ne constituent pas des avances en espèces et la règle des retenues successives limitées au 1/10eme du salaire ne s’applique pas. La compensation peut dans ce cas s’opérer dans la limite de la fraction saisissable du salaire (cass. soc. 19 octobre 2017, n° 16-11617 FPB).

Notons enfin que la retenue limitée au 1/10ème ne doit pas être confondue avec la part saisissable ou cessible du salaire, ni avec le remboursement d’un acompte. En pratique, il est possible que sur un même salaire, plusieurs retenues soient opérées : une au titre du remboursement d’une avance, une au titre d’une saisie des rémunérations* et une autre au titre du remboursement d’acomptes* par exemple.

Exceptions - L’employeur peut se rembourser intégralement d’une avance sur les sommes ayant la nature de dommages et intérêts (indemnité de clientèle des VRP, indemnité de licenciement, dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, etc.). La limite du 1/10 ne s’applique pas non plus aux avances pour l’acquisition de matériels ou matériaux dont le salarié a la charge et l’usage (ex. : outils achetés par le salarié utilisés pour son travail mais aussi à titre personnel) (c. trav. art. L. 3251-2).

Bulletin de paye - La retenue opérée par l’employeur figure sur le bulletin de paye après le net imposable.

Avances intégrées à la rémunération - Dans certains cas, des « trop versés » d’avances ont pu être considérés comme une volonté de l’employeur d’intégrer les sommes à la rémunération.

Un salarié disposait d’une rémunération variable payable par avances mensuelles. En fin d’année, son employeur devait procéder à un réajustement entre le montant des avances versées et les commissions auxquelles le salarié pouvait prétendre, ce qu’il n’avait pas fait pendant deux années consécutives. Suite au licenciement du salarié, l’employeur a réclamé le remboursement des avances qui excédaient le montant des commissions auxquelles le salarié pouvait effectivement prétendre. Le salarié considérait qu’une novation était intervenue et que l’avance mensuelle s’était transformée en acompte visant à compenser la baisse de sa rémunération à un moment où ses responsabilités avaient augmenté. Les juges ont estimé que la volonté de transformer les sommes versées à titre d’avances sur commissions en complément de salaire fixe était établie et que le salarié pouvait conserver l’intégralité des avances perçues (cass. soc. 24 septembre 2014, n° 12-29471 D).

Preuve du remboursement - Lorsqu’il est établi que le salarié a reçu à plusieurs reprises des sommes au titre d’avances sur salaire, c’est à ce dernier de prouver que les sommes ont été remboursées (cass. soc. 15 janvier 2015, n° 13-21355 D).

Régularisation annuelle du salaire en faveur de l’employeur

Les retenues par 1/10ème s’imposent également lorsqu'il s’agit, pour l’entreprise, de procéder à une régularisation annuelle sur le salaire en raison d’un trop-perçu par le salarié. Ce trop-perçu s’analyse en effet comme une avance en espèces (cass. soc. 3 novembre 2011, n° 10-16660, BC V n° 252).

En pratique, ce type de situation peut se rencontrer dans les dispositifs d’annualisation du temps de travail s’accompagnant d’un lissage de la rémunération.

Références :

Revue Fiduciaire - c. trav. art. L. 3251-2 et L. 3251-3.

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Acomptes

Droit à un acompte et montant

Définition - L’acompte consiste à verser à un salarié la rémunération d’une période de travail déjà effectuée avant son échéance normale (ex. : versement le 15 avril du salaire des 15 premiers jours du mois alors que l’échéance normale est la fin du mois).

À l’inverse, une avance porte sur un travail qui n’a pas encore été réalisé (ex. : versement du salaire de mai en avril) (voir Avance sur salaire*).

Droit à un acompte - Un acompte mensuel est obligatoirement versé :

- Aux salariés mensualisés qui le demandent (c. trav. art. L. 3242-1) ;

- Aux VRP,* en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours (avenant 4 du 12 janvier 1982 à la conv. collect. VRP).

Pour les autres salariés, il faut se référer aux accords collectifs et aux usages d’entreprise. En l’absence de précision, l’employeur est libre de verser un acompte ou non.

Montant de l’acompte - Le montant de l’acompte n’excède pas la rémunération acquise à la date de la demande.

Pour les salariés mensualisés, la loi prévoit expressément que les intéressés ont, sur simple demande, droit à un acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle (c. trav. art. L. 3242-1, al. 3).

Salariés non mensualisés - Les travailleurs à domicile, les saisonniers, les intermittents et les travailleurs temporaires ne bénéficient pas du droit à un acompte prévu par le code du travail (c. trav. art. L. 3242-1, dernier al.). Il faut donc se référer aux accords collectifs et aux usages d’entreprise qui leur sont applicables. En l’absence de précision, l’employeur est libre d’accepter ou de refuser de verser un acompte entre deux payes.

Ces salariés doivent être payés au moins deux fois par mois, à 16 jours au plus d’intervalle (c. trav. art. L. 3242-3). Mais juridiquement, il ne s’agit pas d’un acompte, mais du paiement d’un salaire avec remise d’un bulletin de paye.

Salariés rémunérés aux pièces - Les salariés aux pièces dont l’exécution du travail doit durer plus de 15 jours ont droit à un acompte et sont intégralement payés dans la quinzaine qui suit la livraison de l’ouvrage (c. trav. art. L. 3242-4).

Paiement et compensation

Modalités de versement - Les acomptes doivent être payés par chèque ou virement dès lors que les éléments permanents du salaire dépassent 1.500 € par mois (c. trav. art. L. 3241-1 ; décret 85-1073 du 7 octobre 1985, art. 2, modifié par décret 2001-96 du 2 février 2001).

En dessous de 1 500 € par mois, le salaire est payé en espèces si le salarié le demande.

Compensation - Les acomptes se compensent avec le salaire dans leur totalité. L’employeur peut se rembourser intégralement lors de l’échéance normale de la paye (cass. soc. 1er décembre 2009, n° 08-41874 D). La retenue correspondante doit être expressément mentionnée sur le bulletin de paye après le calcul des charges sociales et du net imposable.

L’acompte qui ne serait pas retenu sur la prochaine échéance de paye devient une avance sur salaire*. Des règles plus contraignantes pour l’entreprise s’appliquent alors.

Preuve du paiement d’un acompte - Conformément aux règles de preuve du paiement du salaire*, la mention d’un acompte sur le bulletin de paye* ne vaut pas en soi preuve de son versement. En cas de litige, l’employeur doit être en mesure de prouver qu’il a effectué le paiement (cass. soc. 19 mai 1999, n° 96-45415 D).

En pratique, il peut être utile de faire signer au salarié un reçu lors du versement de l’acompte.

Modèle de reçu d’acompte

Objet : reçu d’acompte sur salaire

Date de la demande : ... / ... / ...

Nom du salarié : M. ..........

Service : ..........

Montant de l’acompte versé et à retenir sur la prochaine paye : .......... €

Fait à : .........., le ... / ... / ...

Signature du salarié

Charges sociales

Les acomptes sur salaire ne donnent, en principe, pas lieu à cotisations de sécurité sociale au moment de leur versement. En pratique, c’est à l’occasion du paiement du reliquat de salaire que les cotisations dues sur l’ensemble de la rémunération sont calculées.

L’employeur établit le bulletin de paye d’un salarié payé 2.000 € bruts le dernier jour du mois, après lui avoir versé au cours de ce même mois un acompte de 800 €. Les cotisations sociales sont calculées à l’échéance normale de paye sur la totalité du salaire brut, soit pour un taux global de cotisations salariales de 21,68025 % (taux au 1er janvier 2018), un salaire net de 1.566,40 €. L’employeur verse au salarié le solde du salaire après retenue de l’acompte, ce qui conduit à un net à payer de 1.566,40 € – 800 € = 766,40 €.

Référence : Revue Fiduciaire

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Prêt aux salariés

L’employeur peut accorder des prêts aux salariés, sous réserve de respecter certaines règles. II peut s’agir soit d’un prêt tout à fait exceptionnel, soit, dans certaines entreprises habilitées à accorder des prêts (banque, par exemple), des prêts accordés dans des conditions préférentielles par rapport à celles accordées à la clientèle (taux inférieurs à ceux du marché, etc.).

Octroi d’un prêt

Prêt pour des considérations d’ordre social - Sauf si l’entreprise est un organisme financier, l’employeur ne peut accorder un prêt à un salarié qu’à titre exceptionnel et pour des motifs d’ordre social (c. mon. et fin. art. L. 511-6).

Si des intérêts sont prévus, ceux-ci ne peuvent pas dépasser le taux d’usure publié au Journal officiel (c. consom. art. L. 314-6, L. 341-50 et D. 314-15).

Le prêt peut aussi être consenti sans intérêts, pour un motif indépendant de la relation de travail.

Rédiger un contrat de prêt - Il est recommandé de rédiger un contrat de prêt écrit avec le salarié concerné en se référant aux clauses habituelles à ce type de contrat (taux d’intérêt, tableau d’amortissement, conditions d’exigibilité anticipée, etc.).

Juridiquement, l’écrit n’est obligatoire, pour un prêt avec intérêts, que si le taux d’intérêt est différent du taux légal (c. civ. art. 1907) et, pour un prêt sans intérêts, que si la somme prêtée dépasse 1 500 € (c. civ. art. 1359 80-533 du 15 juill 1980 juillet 1980, art. 1 modifié par décr 2004-836 du 20 août 2004 1, modifié par décret 2004-836 du 20 août 2004, art. 56, JO du 22, puis par décret 2016-1278 du 29 septembre 2016, art. 1).

Déclaration d’un prêt à l’administration fiscale

Le salarié doit déclarer le prêt lorsque son montant est égal ou supérieur à 760 € (CGI, ann. III, art. 49 B ; CGI, ann. IV, art. 23 L). La déclaration s’effectue via l’imprimé fiscal 2062 à joindre à la déclaration de revenus. Le prêt n’est pas imposable.

C’est à l’employeur d’effectuer cette déclaration lorsqu’il a consenti plusieurs prêts pour des montants à chaque fois inférieurs à 760 €, mais dont les sommes additionnées donnent un résultat supérieur ou égal à cette somme. L’imprimé fiscal 2062 doit alors être déposé auprès des services fiscaux avant le 15 février de l’année suivant celle de la conclusion du prêt.

Remboursement du prêt

En cause : la pratique des mensualités prélevées sur le salaire - Le remboursement du prêt dépend largement de la qualification qui lui est donnée. Or, sauf dans le cas où employeur et salarié ont pris la peine de formaliser leur accord à travers un classique contrat de prêt, l’hésitation est permise.

La solution la plus tentante pour l’entreprise est de retenir directement sur le bulletin de salaire les mensualités du prêt consenti.

Cette attitude est loin d’être prudente au regard de la réglementation en matière de compensation*, notamment si la rémunération du salarié varie (absences, etc.).

Parfois une avance - Dans les rares affaires tranchées par la Cour de cassation en la matière, les juges ont, à deux reprises, assimilé le prêt à une avance sur salaire du point de vue de la possibilité de compensation (cass. soc. 7 décembre 1989, n° 87-42430, BC V n° 701 ; cass. soc. 5 mai 1993, n° 90-40801, BC V n° 125). En pratique, une telle solution signifie que l’employeur peut seulement retenir de sa propre autorité un maximum de 10 % du salaire net exigible sur le bulletin de paye (voir Avance sur salaire*). Cette restriction ne concerne néanmoins que le seul salaire au sens strict : la compensation pourrait se faire intégralement avec des sommes ayant la nature de dommages-intérêts.

Toutefois, les juges se sont prononcés ainsi dans des circonstances où les prêts consentis ressemblaient fort à des avances sur salaire (absence de taux d’intérêt, etc.). À notre avis, dès que l’on est en présence d’une avance sur salaire, autant éviter toute confusion en la qualifiant ainsi dès le départ, pour clarifier le régime applicable.

« Véritables » prêts - La solution est différente en présence d’un « véritable » prêt, distinct du contrat de travail.

Selon la Cour de cassation, la créance de l’employeur résultant d’un prêt consenti à un salarié dans le cadre d’une convention distincte du contrat de travail pour une durée spécifique ne constitue pas une avance sur salaire. La compensation avec le salaire est possible, mais uniquement dans la limite de la fraction saisissable (cass. soc. 15 janvier 2014, n° 12-19739 D) (voir Saisie des rémunérations*).

En pratique, lorsqu'un employeur consent un prêt à un salarié, le plus prudent est d’établir un acte distinct, en prévoyant les modalités et les échéances de remboursement (contrat de prêt, avec tableau d’amortissement, éventuel taux d’intérêt, etc.). II est, par exemple, possible d’éviter l’écueil de la compensation* en prévoyant des remboursements par chèque ou virement automatique du salarié suivant un tableau d’amortissement (aucune retenue n’apparaît alors sur le bulletin de paye).

À la rupture du contrat de travail - La fin du contrat de travail ne rend pas automatiquement le prêt exigible.

Toutefois, l’employeur et le salarié peuvent prévoir dans le contrat de prêt une clause de remboursement anticipé en cas de rupture du contrat de travail (cass. civ., 1re ch., 9 mai 1994, n° 92-15063, BC I n° 171 ; cass. soc. 4 décembre 2002, n° 00-45550 D). Ces clauses doivent toutefois être interprétées restrictivement : ainsi, une clause prévoyant la déchéance du terme du contrat de prêt en cas de démission ne peut pas être étendue au cas d’un licenciement.

En cas de rupture du contrat de travail, selon les circonstances, le salarié peut obtenir des dommages-intérêts si la rupture est jugée abusive, en invoquant la perte d’avantages accessoires au contrat (cass. soc. 19 avril 1989, n° 87-42137 D).

En tout état de cause, dans le cadre d’un véritable contrat de prêt, une clause prévoyant la déchéance du terme à la rupture du contrat ne permet pas pour autant à l’employeur de compenser les sommes restant dues au titre du prêt avec les salaires et indemnités dus au salarié (cass. soc. 24 mars 1988, nos 85-45087 et 85-45088, BC V n° 218 ; cass. soc. 7 avril 1998, n° 96-40145, BC V n° 204). Si le salarié ne rembourse pas ce qui doit l’être, il ne reste alors à l’employeur qu’un recours en justice ou la mise en œuvre des éventuelles garanties prévues dans le contrat de prêt.

Si le prêt consiste en réalité en une avance sur salaire*, il faut alors appliquer le régime des avances et l’employeur est tenu par la limite du 1/10 du salaire net.

Régime social du prêt

En principe, pas de cotisations - Les prêts sont en principe exonérés de cotisations s’ils sont stipulés remboursables en totalité.

Attention aux prêts non remboursables - En revanche, si le contrat prévoit une dispense de remboursement, le prêt, quelle que soit sa dénomination (prêt, subvention, etc.), est considéré comme une avance à fonds perdu et constitue un avantage soumis à cotisations (cass. soc. 14 mai 1975, n° 73-14938, BC V n° 261 ; rép. Richards n° 2793, JO 26 juin 1963, AN quest. p. 3726). C’est ce qui a, par exemple, été jugé pour un prêt accordé à des salariés qui n’ont pas réintégré la société, alors que l’entreprise avait octroyé ce prêt au titre de la création d’entreprise et qu’il n’était remboursable qu’en cas d’échec du projet et de retour du créateur d’entreprise dans la société.

Protection des débiteurs

Pour éviter le surendettement des particuliers, le juge peut prononcer la suspension provisoire des procédures d’exécution sur les dettes du salarié. Dans ce cas, l’employeur doit cesser de retenir sur le salaire les remboursements du prêt.

Références :

c. trav. art. L. 3251-1 à L. 3251-3.


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