10 Bonnes raisons d'externaliser la gestion de sa paie en France

Gérer un parc informatique dans une Tpe Tme, comme dans un établissement de santé constitue de part la complexité des outils, des interfaces multiples, de la sécurité et de la disponibilité réglementaire nécessaire, une charge de travail de plus en plus lourde à assumer pour un technicien ou un RSI seul. Quand bien même la Tpe Tme ou l’établissement a la possibilité financière de disposer d’un tel poste.

 

Opter pour une externalisation de la gestion de son système d’information de gestion du personnel (Paie) peut s’effectuer sur différents niveaux :

 

Soit une externalisation simple et économique de type Paie Online (Sage / Tpe Pme)

Soit une maintenance informatique de type SAAS (L’infogérance)

Soit une gestion globale de son SI de type SAAS+ (Direction des Systèmes d’Information).

Ces solutions s’avèrent alors être des alternatives intéressantes pour au moins dix raisons. Une belle opportunité que bon nombre de Tpe Tme et d’établissements de santé hésitent encore à saisir. 

1. Maitriser les coûts de son Système d’Information

Avec l’externalisation, il sera possible pour la Tpe Tme comme pour l’établissement d’allouer un budget fixe pour la gestion et le suivi de son système d’information. Cette enveloppe sera calculée en fonction de la taille du parc informatique et des projets envisagés. Avec comme prérequis indispensable, un audit complet du SI permettant de bien dimensionner ses besoins. Les coûts variables et incertains d'une maîtrise interne de la gestion de la paie  deviendront alors des coûts fixes, qui permettront un cantonnement et un contrôle financier de ce poste dans vos charges.

2. Dimensionner au plus juste son Système d’Information

Il est souvent difficile pour une entreprise de dimensionner la taille de son système d’information (SI) par rapport au volume de ses activités. L’infogérance et la DSI externalisée, dans un travail collaboratif, sauront exactement quel dimensionnement doit avoir votre SI au regard de vos activités. Cette gestion inspirera une réelle qualité de service, à l'aune des objectifs inscrits à votre projet d'entreprise ou d’établissement.

3. Assurer sa sécurité

La sécurité qu'exige le cyber-terrorisme, qui s’attaque aujourd’hui aux systèmes d'information (SI) de l'entreprise, fait partie des clauses les plus importantes d’un contrat d’infogérance,  et est une des priorités d’un Directeur du Système d’Information. Aussi, l’infogérant, sous le contrôle de la DSI, se doit de s’y employer rigoureusement,  et doit vous proposer des solutions de sécurité  adéquates (Pare feux, antivirus, anti ransomwares, etc…).

Dans le cadre de l’infogérance, l’établissement pourra se voir proposer un audit complet de sécurité. Il permettra d’effectuer un état des lieux, et d’établir des préconisations d’optimisation de sa sécurité. Ainsi, la sécurité deviendra un nouvel aspect dont la structure n’aura plus à se soucier.

Une prise en charge de la sécurité globale du SI,  incluant les sauvegardes, la protection de ses données, ou la matérialisation des risques d’attaques externes (virus, piratage, vol de données) est indispensable. L’infogérant vous épaulera dans la maîtrise de la sécurité de votre SI.

4. Être épaulé dans l’accompagnement au changement

L’intégration d’un prestataire externe dans le schéma directeur de l’entreprise peut être porteuse d’une vision réaliste, susceptible ouvrir le champ de nouvelles perspectives. Elle pourra ainsi corriger un positionnement et des objectifs initiaux inadaptés,  et permettre d’éventuels changements d’orientation, au regard des forces et des faiblesses constatées dans un mode d’exploitation.

5. S’offrir une réelle qualité de service

La qualité est un critère essentiel à évaluer dans les Tpe Tme,  mais aussi les établissements de santé. En se dotant d'une équipe de collaborateurs regroupant à la fois des experts techniques et fonctionnels, l’établissement s’entourera de spécialistes qui l'accompagneront sur toutes les problématiques surgissantes.

Que ce soit sur un domaine technique précis, ou sur des interrogations de déploiement d’outils métiers, d’interfaçage, de gestion du budget, de déclaration CNIL, de conformité à la loi,  ces éléments exigent la garantie d'une mise en oeuvre de l'externalisation fondée sur un service dont la qualité est irréprochable.

Des indicateurs de qualité de service et de satisfaction des utilisateurs permettront d’évaluer précisément les axes d’amélioration, et les actions associées à mettre en œuvre.

6. Disposer d’un vivier de talents

Il n’est plus besoin de rechercher un spécialiste dans tel et tel domaine de l’informatique pour  exploiter au mieux son système d’information. L’infogérance s’en chargera, en mettant à votre disposition un panel de spécialistes formés, créatifs, réactifs, prêts à vous apporter les solutions précises et adaptées à tous vos problèmes.

7. Disposer d’experts en veille technologique et réglementaire permanente

Avec l’infogérance, l’entreprise peut bénéficier d’une veille technologique permanente. Elle peut ainsi améliorer constamment le mode de traitement des données informatiques, avec des matériels et des logiciels de monitoring, de surveillance, et de  sécurité, performants et réellement adaptés à aux besoins visés.

Avec une DSI externalisée, on se garantit également le suivi de ses dossiers par un expert aux compétences multiples telles :

  • Un Gestionnaire :
    Grâce à une vision globale, le DSI assurera un rôle de suivi du budget et des projets métiers inscrits au schéma directeur et au projet d’établissement, et ce toujours en lien avec l’actualité technologique et le cadre réglementaire en vigueur.

  • Un Expert fonctionnel :
    De par ses connaissances de la réglementation en vigueur et de son expérience du terrain, les attentes des responsables de Tpe Tme ou d'établissement, recevront d'une DSI externe les alertes, les orientations, et les conseils indispensables à la gestion de son personnel.

8. Se protéger contractuellement

Le contrat d’infogérance et/ou de DSI externalisée permet à la Tpe Pme ou à l’établissement de maîtriser l’ensemble de ses contrats. Elle se réservera ainsi le droit d'initier, si nécessaire, des actions juridiques en cas de défaillance ou de carence d’un éditeur, d'un fournisseur, d'un prestataire, à ses engagements attendus.

9. Se recentrer sur son cœur de métier

Lorsque la gestion du système d’information est confiée à un partenaire, spécialiste de l’infogérance, et de la DSI externalisée en gestion du personnel, la Tpe ou Tme ou l’établissement peut se reposer sur celui-ci, et se concentrer sur son cœur métier.

Sa structure n’aura alors plus à se concentrer sur des problèmes qui parasitent son activité. Elle pourra recentrer tout le potentiel humain de son effectif sur d'autres priorités, puisque celles-ci seront devenues de second plan.

10. Trouver la sérénité

L’entreprise n’aura plus à se soucier des réparations, de la maintenance, des alertes, des dépannages, des mises à jour de son système d’information. Le duo DSI externalisée et infogérance garantira le bon fonctionnement global et sans interruption du SI en terme de budget, de planification, de logiciels, de matériels et de ressources humaines.

En associant l’infogérance de votre SI et la DSI externalisée vous assurerez à votre Tpe Tme ou à votre établissement une économie de temps, de coûts et de gestion des ressources humaines allouées à votre système d’information. Tous les personnels de votre établissement pourront alors, et sereinement, se consacrer entièrement à leur objectif premier et essentiel. Vous gagnerez donc en qualité, et vous pourrez ainsi vous affranchir des activités de gestion du SI, souvent compliquées, chronophages et sans valeur ajoutée ni pour vous, ni pour vos clients ou patients.

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