RGDP (2016/679) - Précaution à prendre - Une annexe au contrat de travail indispensable


ANNEXE AU CONTRAT DE TRAVAIL


REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGDP 2016/679)






Article 1er – Exposé des données personnelles du salarié pouvant être collectées


Dans le cadre de la mise en œuvre du RGDP au sein de l’entreprise, il est rappelé au salarié que certaines données personnelles sont susceptibles d’être collectées et traitées du fait de la conclusion de son contrat de travail.


Il pourra s’agit, de manière indicative et non exhaustive, des données suivantes :


1.1 Données liées à l’embauche, telles que :

Les dates, lieu de naissance et nationalité,

L’adresse personnelle,

La copie d’un document d’identité, et le cas échéant, du permis de travail pour les salariés de nationalité étrangère,

Le numéro de téléphone du salarié et celui des personnes à contacter en cas d’urgence,

L’adresse électronique personnelle du salarié,

La photo du salarié,

Le numéro de sécurité sociale,

Le CV et sa lettre de motivation,

La copie de la carte et de l’attestation de sécurité sociale,

La copie du permis de conduire,

Un RIB ou IBAN

Les noms, prénoms, dates et lieux de naissance, numéro de sécurité sociale des personnes à charge devant bénéficier de la couverture prévoyance et frais de santé en vigueur dans l’entreprise,

La carte grise du véhicule utilisé pour assurer les déplacements domicile/travail et professionnels,

La lettre du salarié sollicitant la conclusion d’un contrat de travail à temps partiel de moins de 24 heures par semaines,

Le contrat de travail et ses avenants.


1.2 De données liées au suivi de la durée du travail :

Les relevés de badgeuses / Relevés hebdomadaires de travail,

Les rapports de géolocalisation,

Le suivi des absences et repos de toutes sortes (notamment les congés, les RTT, les récupérations, les absences injustifiées, les congés pour événements familiaux, …) et leurs justificatifs (notamment les arrêts de travail, les certificats de naissance et de décès),

Les fichiers de calcul et de traitement des heures supplémentaires, des repos compensateur, du compte épargne temps.


1.3 De données relatives à la paye :

Pour la création et le suivi du dossier du salarié,

Les dates, lieu de naissance et de nationalité,

L’adresse personnelle,

Le numéro de sécurité sociale,

L’adhésion aux régimes de prévoyance et frais de santé en vigueur dans l’entreprise,

Les fichiers de calcul des salaires et de maintien de rémunération,

Le taux d’imposition à utiliser pour le calcul de la retenue à la source,

Les bulletins de salaire.


1.4 Pour la gestion auprès des organismes sociaux :

Le relevé des congés payés fournis par la caisse des congés payés,

Les arrêts de travail et leur suivi,

Les déclarations d’accident du travail,

Les convocations auprès de la médecine du travail et les bulletins de visite,

Les relevés de prestations versées,

Les notifications diverses émanant de la CPAM (notamment le titre d’invalidité, la notification d’ouverture d’enquête, de traitements des arrêts de travail …) ou d’autres organismes (reconnaissance du statut de travailleur handicapé pour exemple …),

Le suivi de la formation professionnelle.


1.5 De données liées à l’exécution du contrat de travail :

Les tableaux de suivi de la périodicité des entretiens professionnels,

Les grilles de suivi des entretiens,

Les sanctions disciplinaires,

Les conventions spécifiques signées entre les parties (notamment toute convention de prêt, tout accord de dédit-formation …),


1.6 De données liées à la rupture du contrat de travail :

Les documents de fin de contrat,

Les documents liés à la mise en œuvre de la portabilité de la mutuelle, de la prévoyance et de l’épargne en entreprise,

Le dossier du salarié après rupture, dans la limite de la prescription de trois ans suivant la rupture du contrat de travail.


Le salarié est informé de ce que la collecte de ces données est rendue nécessaire pour la réalisation par l’employeur des ses obligations légales et réglementaires, en matière de conclusion et d’exécution du contrat de travail, et de paiement du salaire, des charges de sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu.


Article 2 – Consentement du salarié à la collecte des données personnelles


Par la signature du présent avenant, le salarié reconnaît avoir été informé des données personnelles susceptibles d’être collectées et conservées par l’employeur.

Il déclare donner son accord au traitement informatisé et/ou automatisé de l’ensemble de ces données personnelles, et ce dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.


Article 3 – Droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation du traitement


Conformément aux dispositions de la loi Informatique et Libertés et du RGDP, le salarié pourra exercer ses droits, d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à limitation du traitement de ces données personnelles auprès du responsable …………………………………..


Fait sur x pages le …………………….

A …………………….……………………….

Signature du salarié

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